Ежедневно человеку приходится справляться с огромным количеством задач, поэтому вопрос повышение продуктивности стоит для многих особенно остро. Психологи и коучи предлагают множество методик, с помощью которых можно достигнуть поставленных целей. Одна из таких техник – Помодоро, метод со звучным, легко запоминающимся названием и простой концепцией. Он позволяет улучшить концентрацию, повысить производительность, а главное, более эффективно управлять временем.
Кратко о технике
Техника Помодоро – метод управления временем, разработанный Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Будучи студентом, он искал способ концентрации, который бы позволил ему быстро улучшить свои показатели учебы.
Суть техники заключается в разбивке работы на интервалы, названные «помидорками». Название произошло от кухонного таймера в виде помидора, который Чирилло позаимствовал у своей матери.
Каждый интервал длится 25 минут и полностью посвящается только одному заданию. Далее следует короткий перерыв-пятиминутка. После прохождения четырех интервалов-«помидорок» допускается большой перерыв продолжительностью от 15 до 30 минут.
Такой подход позволяет работать в состоянии полной концентрации довольно долгое время. Использование техники на практике доказало улучшение фокусировки внимания, уменьшение прокрастинации (откладывание дел на потом) и повышение продуктивности работы.
Метод Помодоро основан на идеях психологического состояния потока и предельной концентрации на одной задаче. При вхождении в состояние потока человек ставит перед собой четкие задачи, полностью погружается в процесс реализации, а главное, чувствует глубокое удовлетворение при достижении поставленной цели.
Техника не требует особых средств или подготовки. Достаточно таймера (можно использовать смартфон), листка бумаги и ручки. Последние потребуются для отметок. Помимо прохождения рабочего интервала пользователю рекомендовано отмечать отвлекающие факторы, мешающие его работе. Последние могут быть представлены уведомлениями (поэтому рекомендуется отключать звук на телефоне), перерывами на перекус или чай, просмотрами почты или новостных лент. Поработав по методике пару дней, пользователь сможет выявить паттерны, которые негативно влияют на продуктивность его работы.
В чём преимущества метода
Техника Помодоро – довольно простой и при этом эффективный способ повышения продуктивности и улучшения концентрации. К его основным плюсам можно отнести:
- Улучшение концентрации.
Одна из проблем, с которыми сталкиваются люди при выполнении задач, – это отвлекаемость. Метод Чирилло позволяет определить точное время, требуемое на выполнение определенной задачи при грамотном распределении сил.
- Увеличение продуктивности.
Разделение рабочего времени на периоды способствует более эффективному его использованию. Такой подход стимулирует к действиям, помогая избежать прокрастинации. По истечении каждого интервала делается короткий перерыв, позволяющий восстановить энергию и подготовиться к следующему заданию. Этот цикл повторяется несколько раз в течение рабочей сессии, что позволяет достичь лучших результатов.
- Уменьшение стресса.
Многие люди, работая в режиме дедлайна без перерывов, часто сталкиваются со стрессом и накапливаемой усталостью. Методика Pomodoro позволяет предотвратить перегрузки и переутомление. Периодические перерывы способствуют расслаблению и улучшают психологическое состояние, что в итоге способствует повышению работоспособности.
- Улучшение навыков планирования.
Применение метода требует грамотного планирования этапов реализации каждой задачи, а также прогнозирования времени ее выполнения. Это помогает структурировать рабочий день, устанавливая приоритеты и второстепенные цели.
При использовании метода также наблюдается вовлеченность в процесс и чувство глубокого удовлетворения при достижении поставленной цели. Это способствует росту мотивации и получению удовольствия от выполняемой работы.
Критика
Несмотря на немалое число плюсов, этот метод тайм-менеджмента не лишен недостатков.
Прерывание потока из-за нехватки времени
Строгий временной режим удобен далеко не для всех. Не всегда возможно достигнуть цели за 25 минут, и прерывать работу на самом интересном моменте – раздражающий неприятный фактор.
Вместо того чтобы полностью погрузиться в процесс, наслаждаясь его течением, пользователи вынуждены переключаться на перерыв, а это, бесспорно, нарушает состояние потока. В результате человек не получает должного удовлетворения, становится раздраженным и резким. Сам не занимается работой, но и успешно отвлекает других.
В погоне за продуктивностью
Стремление продемонстрировать наиболее высокие показатели приводит к физической усталости и эмоциональному стрессу. Поэтому так важно расставлять приоритеты и помнить, что Помодоро – это только техника, помощник, но никак не самоцель.
Более того, итальянская методика не всегда подходит творческим людям, которые работают на основе своего вдохновения и не хотят быть ограничены жесткими рамками времени.
Удовольствия от работы? Нет, не слышали
«Помидорная» техника подходит не для всех видов задач. Некоторые из них требуют продолжительного времени и глубокого погружения, а значит, и более длительных временных блоков. В этом случае метод становится неэффективным.
С другой стороны, слишком долгие периоды провоцируют усталость и раздражительность. Это влечет потерю концентрации и в ряде случаев ухудшение физического состояния. В итоге снижается интерес к работе, угасает мотивация, продуктивность стремится к нулю.
20 к 2
Одна из модификаций метода – это 20 на 2. Способ предполагает сосредоточиваться на работе в течение 20 минут, а затем сделать перерыв на 2 минуты. Такой подход помогает сохранять высокую концентрацию и эффективность на протяжении всего рабочего времени.
В течение 20 мину сотрудник полностью фокусируется на выполняемой задаче, отвергая все возможные отвлечения – социальные сети, переписки, звонки. Укороченный интервал позволяет достигать небольших промежуточных целей.
В перерыв ничто не мешает расслабиться, прикрыв глаза, пройти по комнате, заварить чай, полюбоваться видом из окна. Не рекомендуется заходить на страницы соцсетей или в интернет, чтобы не сбить рабочий настрой. Такой короткий перерыв помогает быстро восстановить энергию и сосредоточиться в ожидании следующего рабочего интервала.
Подход «20 на 2» особенно полезен для задач, требующих кратковременной интенсивной концентрации и быстрой реакции. Однако необходимо учитывать, что каждый человек имеет свои особенности, в том числе и в плане работы. Поэтому мы рекомендуем экспериментировать с продолжительностью рабочих интервалов и перерывов, чтобы быстрее найти оптимальный баланс.
45 к 15
Техника Помодоро предлагает эффективное использование времени с помощью установления ясной и ограниченной рамки для работы. Один из самых популярных вариантов этой техники – метод «45 на 15».
Идея варианта «45 на 15» заключается в том, чтобы непрерывно работать в течение 45 минут, а затем сделать перерыв на четверть часа. Во время рабочей сессии необходимо полностью сосредоточиться на задаче.
Примерно такой же тайминг установлен в общеобразовательных школах, поэтому он хорошо знаком почти каждому. Психологи считают этот вариант оптимальным для сохранения умственной и физиологической концентрации.
Таймер «45 на 15» подходит для выполнения сложных задач, требующих продуманного основательного подхода и поиска оптимального решения. Его используют также в случаях, когда необходимо поработать с большим объемом новой информации.
Однако в итоге выбор использования метода «45 на 15» или другого варианта таймера Помодоро зависит от предпочтений и работоспособности пользователя.
90 на 15
Вариация «90 на 15» состоит из полутора часов фокусированной работы, за которыми следует 15 минут отдыха. Такой вариант удобен далеко не всем, так как успешно концентрироваться в течение полутора часов может далеко не каждый, даже войдя в состояние потока.
Отведенные на отдых 15 минут можно потратить на прогулку на свежем воздухе, небольшую зарядку, медитацию, чаепитие или кофе-брейк.
Интервал в 90 минут выбран не случайно. Согласно медицинским исследованиям, это максимальное время, в течение которого мозг может поддерживать состояние максимальной концентрации. В некоторых случаях допускается увеличение до 120 минут, но работать весь день в таком режиме довольно сложно.
В большинстве случаев тайминг в полтора часа дается тяжело. Однако, попав в поток и сформировав привычку, многие пользователи отмечают, что эффективность работы даже при таких интервалах высокая, а усталость сведена к минимуму.
Сколько задач запланировать на день
Число планируемых на день задач зависит от множества факторов: сложности реализации, времени выполнения, эффективности исполнителя.
При использовании принципа Помодоро главное – реально смотреть на вещи. Не стоит перегружать себя слишком большим количеством задач, так как это может привести к стрессу и ухудшению качества работы.
Составьте примерный перечень вопросов, которые необходимо решить в течение дня. Определите их приоритетность и согласованность. В ряде случаев принцип Помодоро можно совместить с другой полезной методикой тайм-менеджмента – техникой слона. Она заключается в «делении слона на стейки», то есть разбивки одной главной задачи на несколько подзадач. Последние легче просчитать в плане усилий и тайминга.
Реально оценивайте свои возможности, причем как физиологические, так и психологические. Начиная с выполнения небольших заданий, вы будете совершенствоваться в использовании техники. После этого можно постепенно увеличивать количество целей на день, добавляя их в свой план.
Важно помнить, что качество работы имеет большее значение, чем количество достигнутых целей. Иногда лучше сосредоточиться на одной-двух важных задачах, а не растрачивать энергию на выполнение большого числа мелких дел.
Время, затраченное на выполнение заданий, может варьироваться в зависимости от их сложности. Некоторые задачи могут требовать больше времени и усилий, поэтому учитывайте этот фактор при составлении расписания на день. Используйте бумажный или электронный планировщик. Последний нередко встроен в смартфон, что очень удобно, так как помимо расписания у владельца есть доступ к таймеру.
Техника Помодоро будет полезна не только маркетологам, но последним она особенно поможет при решении комплексных задач в рамках ограниченного времени. Работа в команде полна нюансов, и метод концентрации Pomodoro станет незаменимым помощником в достижении цели. Меня зовут Владимир Бурков, я более десяти лет каждый день работаю с разными сферами бизнеса по выстраиванию системы маркетинга и лидогенерации. Как грамотно подобрать и наладить работу в команде или маркетинговом отделе, вы узнаете из моего курса «Маркетинг для предпринимателей».
Что делать, если время не закончилось, а задание уже выполнено
Если в процессе применения метода Помодоро задача была выполнена до окончания отведенного времени, то вы можете:
- отдохнуть. Используйте оставшееся время для отдыха. Например, вы можете расслабиться, выпить стакан воды, сделать небольшую физическую разминку;
- проверить и улучшить работу. Оставшийся временной период можно использовать для дополнительной проверки и корректировки;
- приступить к реализации нового задания. Если у вас остались задачи в списке дел, ничто не мешает вам приступить к выполнению следующей.
Если у вас нет других задач или вы не хотите начинать перед перерывом новую, вы можете просто отложить оставшееся время до следующего рабочего интервала.
Цель техники Pomodoro – грамотное управление временем и повышение эффективности, поэтому так важно гибко подходить к использованию этой методики.
Способ также можно рассматривать как средство повышения самоконтроля. Подходит не только для взрослых, но и для подростков и детей. Главное, подобрать правильный тайминг.
Конец рабочего дня
Завершить день можно следующим образом:
- оцените свой прогресс. Посмотрите, сколько задач вы смогли выполнить за день с помощью таймера Помодоро. Это позволит вам оценить свою продуктивность и понять, что необходимо улучшить;
- закончите незавершенные задачи. Проанализируйте оставшиеся задания, определите их приоритет и решите, какие из них можно перенести на следующий рабочий день;
- составьте план на завтра. Подготовьте перечень приоритетных дел и спланируйте время;
- организуйте рабочее место. После завершения рабочего дня убедитесь, что ваше рабочее место в порядке. Уберите бумаги, организуйте инструменты, подготовьте всё необходимое для следующего дня.
В конце рабочего дня необходимо отдохнуть и расслабиться. Найдите время для занятий спортом, прогулок на свежем воздухе, чтения книги или других способов релаксации.
Мобильные приложения Помодоро
Применение метода Pomodoro требует не только использование таймера, но и составления перечня задач, определения времени их выполнения, оценки продуктивности. Всю эту работу можно доверить удобному мобильному приложению для смартфонов.
Pomodoro-WEEEK
Приложение расширяет концепцию «помидорной» техники до уровня недельного планирования. Помогает пользователям организовать задачи на неделю, следить за прогрессом и эффективно использовать свое время.
Плюсы:
- структурированное планирование. Позволяет создать список задач на всю неделю, разбивая их для удобства выполнения на более мелкие задания;
- отслеживание прогресса. Пользователь может отслеживать свой прогресс в выполнении задач за неделю, оперативно оценивая свою продуктивность;
- удобный интерфейс. Простая, интуитивно понятная настройка таймера с возможностью настроить нужные рабочие интервалы и циклы;
- оптимизация под запросы универсальных команд, в которых присутствуют не только маркетологи, но и дизайнеры или разработчики.
Минусы:
- ограниченность функционала. Некоторым пользователям может не хватать дополнительных функций, например добавления заметок и подсчета «помидорок»;
- необходимость постоянного обновления. Для эффективного использования приложения требуется регулярное обновление.
Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List
Объединяет в себе функции таймера Помодоро и списка задач. Предоставляет функционал, который помогает отслеживать как запланированное, так и реальное время, потраченное на выполнение задания.
Помимо списка задач, в приложении присутствует напоминалка, а при выходе из программы включается сигнализация с требованием вернуться к выполнению задач. Focus To-Do позволяет синхронизировать данные между устройствами через облачные сервисы, что обеспечивает доступ к вашим задачам и данным в любое время.
Главный минус связан с таймером: настроить его можно, только купив пакет «Премиум».
Forest
Популярное приложение, которое помогает пользователям концентрироваться, не отвлекаться и улучшать показатели производительности.
Forest предлагает уникальный подход к управлению временем, используя концепцию «растущего леса». Пользователи ставят таймер на определенное время, например для работы или учебы, и в это время выращивают виртуальное дерево. Если пользователь покидает приложение, дерево погибает. Это мотивирует оставаться сосредоточенным и не отвлекаться.
Более того, за монеты, заработанные в приложении, можно посадить настоящее дерево в Восточной Африке. Поддерживание подобного экотренда делает приложение популярным.
Forest также предоставляет статистику: время работы, количество выращенных деревьев и успешно завершенных сессий. Это помогает пользователям отслеживать свой прогресс.
Из минусов – платные версии Pro на iOS.
FocusPomo
FocusPomo – приложение для управления временем и повышения продуктивности, созданное на технике Помодоро. Синхронизируется с любыми мобильными устройствами. Разработчики предусмотрели бесплатную демоверсию.
Be Focused
Мобильная утилита включает следующие функции:
- установка таймеров работы и перерывов в соответствии с методом Помодоро;
- отслеживание времени работы и перерывов;
- персонализация продолжительности рабочих интервалов и перерывов;
- возможность создания списка задач и управление ими;
- графическое отображение прогресса выполнения задач.
Be Focused также предоставляет статистику продуктивности, позволяя анализировать время, затраченное на различные задачи.
Техники, похожие на Помодоро
Существует ряд методов, которые похожи на «помидорную» технику, но при этом имеют ряд отличий.
Eat That Frog
Метод Eat That Frog («Съешь эту лягушку») – способ управления собственным временем, разработанный Брайаном Трейси, который в своей книге с тем же названием предлагает подход к повышению продуктивности.
«Съесть лягушку» означает выполнить самую важную и сложную задачу сразу, не откладывая ее на завтра. Для этого необходимо определить приоритетность задач и встроить их по рангу. Каждая задача делится на более мелкие задания, но при этом для каждого из них формируется свой график.
52/17 Rule
52/17 Rule – метод управления временем, основанный на исследованиях о работе и отдыхе, опубликованных в журнале The Muse. Согласно этому методу, оптимальное соотношение составляет 52 минуты работы и 17 минут отдыха.
Метод основан на 100 % самоотдаче, которая означает полную концентрацию в течение 52 минут. Во время перерыва запрещен просмотр соцсетей и электронной почты. Всё остальное сходно с «помидорной» техникой: список, приоритетность задач, таймер, статистика.
Eisenhower Matrix
Матрица Эйзенхауэра принадлежит перу президента США в период Второй мировой войны – Дуайту Д. Эйзенхауэру. Он самостоятельно разработал ее для ориентирования в решении сложных задач.
Условно она делится на четыре секции-квадрата:
- «Сделай первым». Сюда входят приоритетные задачи с жесткими сроками;
- «Расписание». Включает долгосрочные задания без дедлайна, которые можно запланировать на ближайшее будущее;
- «Делегирование». Ряд несрочных заданий, которые быть поручены кому-либо другому;
- «Не делай». Включает отвлекающие необязательные задания, которые можно не делать.
Техника Помодоро универсальна, проста в использовании и действенна. Конечно, существует ряд особенностей, которые нужно учитывать при ее применении, но метод успешно прошел проверку временем, доказав свою эффективность на практике. Если вы еще не пользуетесь такими методиками, то стоит их опробовать – с большой вероятностью это позволит вам повысить продуктивность.