Компании, агентства, отдельный специалист работают над составлением портфолио. Оно помогает понять, насколько качественны предоставляемые услуги. Референс-лист считается его разновидностью, подходит для отображения подробного списка различной информации. Используется также для формирования отчета о проведенной работе.
Что такое референс-лист
Многие начинающие специалисты задаются вопросом: что такое референс-лист и с какой целью он составляется. Зачастую представляет собой информацию о наиболее значимых для компании сделках или произведенных продуктах. Оформляется в виде таблицы, списка, буклета, кейса с фотоотчетом.
В документ включают информацию, которая требуется клиенту для принятия решения о покупке товара или заказа услуги, ответа на вопрос о преимуществах компании. Содержание референс-листа определяется основными бизнес-задачами компании. Разработкой этого документа занимаются специалисты по маркетингу.
Для чего нужен референс-лист
При подготовке референс-листа компании часто включают визуальные материалы и контактную информацию. Документ считается частью уникального торгового предложения, он требуется в следующих случаях:
- отображение успехов бизнеса, которые могут привлечь внимание инвесторов;
- составление одного большого документа для уменьшения портфолио;
- экономия переговорного времени для снятия вопросов заказчиков.
Оформление подобного документа выбирают с учетом поставленных задач. Многие компании отдают предпочтение таблицам. Составляется референс-лист для ответа на вопросы клиента:
- какова сфера деятельности бизнеса;
- какой продукт или услуги продаются;
- сколько лет компания присутствует на рынке;
- сколько было закрыто клиентов, список сделок за определенный период;
- каковы мощностные возможности предприятия;
- есть ли среди клиентов известные компании с хорошей репутацией.
Ссылка на референс-лист может быть размещена в карточке компании на агрегаторах и добавлена в шапку описания аккаунта социальной сети.
Сферы бизнеса: кому нужен референс-лист
Этот метод презентации эффективен для компаний, занимающихся производством товаров, их распространением или предоставлением сервисных услуг. Документ помогает оперативно отвечать на вопросы клиентов и сохранять их время.
Референс-лист разрабатывается маркетологами на различных этапах развития компании. В нём представлены преимущества участия компании в тендерах и заключении контрактов, а также показаны способы укрепления деловой репутации.
Преимущества референс-листа
Если всё делать правильно, то количество лидов и уникальных посещений сайта растет. Хорошо проработанный референс-лист дает возможность рассчитывать на победу в тендерах, которые увеличат доходы компании и ускорят ее развитие.
Бизнес постоянно ищет способ актуальной презентации. Это существенно повышает эффективность отдела продаж, влияет на репутационный рост. Вся проделанная работа благоприятно влияет на прибыль.
Правила оформления
При составлении документа нужно придерживаться некоторых правил. Унифицированного образца не существует, последовательность представления информации, ее форма и содержание во многом зависят от особенностей самого бизнеса. К распространенным правилам относят несколько моментов:
- указываются точные сроки предоставления услуг или поставки товара;
- отображается список уже ранее заключенных контрактов;
- выделяется блок с реквизитами и контактными данными;
- добавляется несколько реальных отзывов клиентов для подтверждения качества;
- размещаются фотографии, оставляются ссылки на видео.
Часто встречается ситуация, когда компания ведет свою деятельность сразу по нескольким направлениям. В этом случае референс-лист тематически разделяется на несколько частей. Если документ будет слишком большим и часть информации окажется неактуальной, потенциальный клиент не станет искать нужные блоки.
Есть и некоторые другие рекомендации по оформлению референс-листа. Их соблюдение существенно повысит эффективность применения инструмента. Стоит учитывать несколько моментов:
- нельзя выполнять работу поверхностно. Многие считают, что референс-лист – неэффективный инструмент, который не дает результата, поэтому его составлению не уделяется должное внимание. На практике же он заменяет портфолио;
- используется фирменный бланк. Одно из правил, которое позволит добиться результата. В верхней части документа размещается логотип, есть нижний колонтитул с реквизитами. Это правило позволит превратить документ в инструмент продвижения бренда;
- документ подготавливается и сохраняется в нескольких форматах. Потенциальные клиенты и партнеры работают с различными программами. Поэтому потребуется .DOC или .DOCX, таблицы .XLSи .XLSX, PDF. Современным способом считается добавление документа в Google Docs с размещением ссылки для доступа без права вносить изменения;
- проверяйте достоверность. Многие потенциальные клиенты и партнеры изучают информацию подробно, и несостыковки оттолкнут их. При подготовке поднимается отчет по сделкам или товарам;
- если нет соответствующих навыков, работу заказывают у сторонних специалистов. Они справятся с поставленной задачей лучше. В дальнейшем достаточно будет вносить незначительные изменения.
Подготовленный референс-лист рекомендуют протестировать на небольшой группе потенциальных клиентов и партнеров. Если есть инструмент обратной связи, им нужно воспользоваться. При хорошей реакции можно внедрить документ во многие бизнес-процессы компании.
Образец
Жестких стандартов по созданию референс-листа нет, специалист выбирает подходящий способ его реализации с учетом собственных предпочтений, требований бизнеса и опыта
Большинство образцов, встречающихся в сети, выполнены в виде таблицы. Подобным образом информация усваивается намного лучше. Реквизиты выносятся в правый верхний угол.
Компании часто экспериментируют с оформлением референс-листа. Зачастую добавляют логотип и другую информацию, связанную с уникальным торговым предложением, стараются оформить лист интересно. Но использовать большое количество графических элементов, которые будут отвлекать внимание, не стоит.
Как использовать готовы
Референс-лист имеет широкую область применения. План его распространения может быть представлен несколькими пунктами:
- отдел продаж предоставляет клиенту документ в случае необходимости расширить портфолио или предоставить информацию о компании;
- менеджер размещает ссылку на скачивание файла в формате PDF. Такой документ удобно открывать как на мобильных устройствах, так и на компьютерах, поскольку практически все операционные системы поддерживают этот формат;
- референс-лист может быть распечатан на бумажном носителе и затем распространен среди потенциальных клиентов. Чаще всего это происходит на профильных выставках или конференциях;
- включение полного документа или его частей в презентацию компании также оказывает положительное воздействие на целевую аудиторию;
- документ отправляется по электронной почте потенциальным клиентам, при этом в сообщении добавляется ссылка для скачивания материала.
Используемая стратегия с документом зависит от особенностей компании. Для производственных предприятий рекомендуется выделить ссылку на скачивание референс-листа на главной странице сайта. Покупатели обычно заинтересованы в получении структурированной информации, которую они могут изучить более подробно.
Распространенные ошибки при составлении
Даже при тщательной проработке референс-листа есть вероятность допустить грубые ошибки, которые могут сделать его неэффективным. При проработке документа учитывается:
- объем. С его определением возникает больше всего проблем. Слишком короткий список не поможет с продажей товара или услуги, слишком длинный – оттолкнет;
- актуальность. Информация перед использованием должна быть проверена, ее нужно периодически обновлять. Старые даты могут вызвать отталкивающий эффект, поэтому работа по составлению и обновлению референс-листа ведется постоянно;
- формат. Электронный вариант подходит для размещения в соцсетях или на сайте. Но из-за большого объема информации зачастую делается ссылка для скачивания файла. Крупные организации делегируют работу компаниям, которые специализируются на печати качественной полиграфии. Небольшой и средний бизнес может своими силами распечатать Excel на фирменных бланках.
На основе приведенных выше примеров распространенных ошибок формируется список требований, которые должны соблюдаться. Референс-лист периодически обновляется, зависит от изменений, которые претерпевает бизнес.
Итоги
Референс-лист – это важный инструмент, который содержит информацию о выполненных проектах, сделках и предоставленных услугах компании. Он используется для привлечения внимания потенциальных клиентов и партнеров и предоставляет им полезную информацию о профессионализме и опыте вашей компании. Обычно референс-лист включает в себя краткое описание каждого проекта, используемые технологии, основные этапы работы, а также контактные данные для обратной связи.
Публикация референс-листа на сайте компании или его включение в печатные материалы позволяет клиентам более детально ознакомиться с вашими достижениями и опытом. Кейсы или успешные проекты могут стать основой для составления референс-листа, поскольку они демонстрируют вашу экспертизу и способность к решению различных задач.
Эффективное использование референс-листа поможет укрепить репутацию компании, привлечь новых клиентов и установить доверительные отношения с потенциальными партнерами. Помните, что качественный референс-лист – это не просто список проектов, а мощный инструмент для продвижения вашего бизнеса и укрепления партнерских отношений.
Создать подобный документ могут и руководители бизнеса. Я, Владимир Бурков, директор двух рекламных агентств и невзаимный консультант, постарался максимально упростить повествование, чтобы его освоил слушатель с любым уровнем подготовки. Весь материал был разбит на несколько модулей. Всё, что должен знать о маркетинге топ-менеджер, предприниматель и линейный сотрудник, структурировано и изложено в этом обучающем курсе.