Содержание:
- Виды деловой переписки
- Общие правила деловой переписки
- Особенности оформления
- Как написать стандартное деловое письмо
- Ключевые элементы электронного письма
- Тон и стиль в деловой переписке
- Чего не стоит делать в деловом письме
Ежедневно тысячи писем и электронных сообщений курсируют между предприятиями, компаниями и отдельными сотрудниками. Подобный вид коммуникаций, известный как деловая переписка, позволяет устанавливать и поддерживать отношения, решать проблемы, обмениваться информацией, а также улучшать имидж и репутацию компании, привлекать новых клиентов.
Шаблонные фразы для деловой переписки способствуют формированию официального стиля письма, выражая уважение адресату и устанавливая с ним прочный контакт. Они также помогают структурировать письмо, облегчают его понимание. Однако злоупотребление фразами может привести к потере индивидуальности и созданию стереотипного образа.
Виды деловой переписки
Существует несколько десятков видов деловых писем.
Запросы
Представляет собой обращение, в котором одна сторона просит другую предоставить информацию, товары, услуги или оказать помощь в проекте. Запрос содержит детальную информацию о том, что требуется, и может также включать условия и сроки выполнения просьбы.
Шаблонные фразы:
- «Просим сообщить нам …»;
- «Будем благодарны, если Вы предоставите нам информацию о …»;
- «Мы хотели бы узнать …».
Предложение
Вид письменной коммуникации, используемый для предложения товаров, услуг или сотрудничества. Обычно предложение включает информацию о реализуемом продукте, условия сотрудничества, сроки и формы оплаты. Может содержать информацию о компании-отправителе. К этой же группе можно отнести и ответы на предложения (согласие, отказ или встречное предложение).
Шаблонные фразы:
- «Мы можем предложить Вам следующие условия …»;
- «Наша компания готова Вам предложить …»;
- «К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что …».
Подтверждение
Это вид деловой корреспонденции, в котором одна из сторон подтверждает принятие или получение заказа. В письме указывается информация о заказе, его деталях, условиях и сроках выполнения, а также может содержаться благодарность за выбор компании и приглашение к дальнейшему сотрудничеству. Письменное подтверждение заказа – важный документ в рамках деловой переписки, он помогает сторонам подтвердить свои обязательства по договору или контракту. Одна из разновидностей – это письмо – изменение заказа.
Шаблонные фразы:
- «Подтверждаем получение от Вас формы заявления …»;
- «В подтверждении устной договоренности …».
Требование
Документ напоминает контрагенту о необходимости оплатить товары или услуги, передать документы или соблюсти период поставки. В письме указываются сроки оплаты или поставки со ссылкой на соответствующий договор или счет, в нём может содержаться предупреждение о возможных последствиях (начисление пени или штрафных санкций). Ответ на такое обращение – письменное уведомление об оплате, поставке или передаче документов.
Шаблонные фразы:
- «Нарушение сроков поставки может привести к …»;
- «Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве между нашими компаниями».
Рекламация
Документ содержит претензию к качеству товара, работы или услуги, а также требования по устранению недостатков или возмещению ущерба. Рекламация может быть направлена как продавцом покупателю, так и покупателем продавцу. В рекламации указываются основания для предъявления претензии, описание недостатков, требования и срок для их устранения.
Шаблонные фразы:
- «Выражаю свое недовольство касательно …»;
- «К сожалению, мы обнаружили …»;
- «Вынуждены обратить Ваше внимание на …».
Нередко по окончании проекта компания отправляет партнеру финишное письмо. В нём подводятся итоги, выражается благодарность за успешное и продуктивное сотрудничество.
Общие правила деловой переписки
Правильное оформление деловой переписки – неотъемлемая часть успешного ведения бизнеса. Письмо или электронное сообщение – это документ, поэтому и оформлен он должен быть по всем правилам.
Адресность
При написании делового письма целесообразнее его адресовать не просто в отдел продаж, департамент образования или транспортный цех, а на имя конкретного руководителя отдела, подразделения или проекта. При этом не стоит и фамильярничать, начиная сообщения с фразы «Дорогой Иван Степанович». Замените его на более формальное «уважаемый» или просто вежливо поприветствуйте адресата «Добрый день, Сергей Витальевич».
Краткость
«Сестра таланта» весьма ценится в деловой переписке. При написании текста следует избегать:
- витиеватых сложных фраз;
- эпитетов;
- вводных конструкций и эмоциональных обращений;
- причастных оборотов и причастий.
Для тех, кому сложно выполнить эти условия, уже давно придуманы образцы деловых писем, которые легко можно найти в интернете.
Ясность
При написании деловых писем или электронных сообщений необходима конкретика. Используйте простой и понятный язык. Определите цель сообщения и передайте ее таким образом, чтобы получатель легко ее понял. Уделите внимание структуре и оформлению текста – используйте разделение на абзацы, заголовки и списки для улучшения читабельности.
При оформлении электронной корреспонденции не забывайте указывать тему. Это первое, на что обратит внимание адресат. Она же в ряде случаев и определит, будет ли письмо прочитано.
«Зацепки»
Если письмо носит коммерческий характер, то не менее важно заинтересовать собеседника. Сделать это проще всего, расписав выгоды и преимущества вашей общей коммуникации. Все возможные плюсы должны быть изложены кратко и ясно.
Особенности оформления
Письмо в деловом стиле подразумевает три возможных варианта обращения:
- во множественном числе от первого лица – «Рекомендуем посетить»;
- в единственном числе от первого лица – «Прошу рассмотреть»;
- в единственном числе от третьего лица – «Наша компания предлагает».
Обращение на «ты» недопустимо ни при каких обстоятельствах. Если автор письма – юрлицо, то используется третья форма обращения (ед. число, 3-е лицо), если же речь идет о физическом лице, то целесообразнее применять второй вариант (ед. число, 1-е лицо).
Как написать стандартное деловое письмо
Первое правило формата деловых писем – использование официального заголовка. В нём должно быть указано полное наименование компании или организации отправителя, контактная информация (адрес, телефон, электронная почта) и дата отправки письма.
Далее следует приветствие. Обращение к адресату должно быть вежливым и профессиональным. Если вы знакомы с получателем, обращайтесь к нему по имени и фамилии. При этом важно даже в случае близкого знакомства избегать панибратства.
В ином случае можно использовать форму «уважаемый(-ая)» с фамилией и инициалами. Если вы не знаете Ф. И. О. адресата, то данные можно выяснить, зайдя на сайт компании и изучив информацию о руководителях и ведущих сотрудниках.
Письмо должно быть структурировано логически и последовательно. Целесообразно разделить текст на три блока:
- введение. Краткое изложение цели или содержания письма;
- основная часть. Представление деталей аргументов или запросов;
- заключение. Подведение итогов, выражение благодарности или предложение дальнейшего сотрудничества.
Каждый абзац должен быть компактным, содержать только одну мысль и быть оформлен в виде краткого пункта. Используйте простые предложения и избегайте сложных технических терминов, если они не являются необходимыми для понимания текста.
При написании основной части старайтесь главную мысль поместить в начало текста. Если вы по ходу написания ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его оформить в качестве приложения к письму.
Важно также обратить внимание на грамматику и орфографию. Проверьте текст перед отправкой на наличие опечаток, грамматических ошибок и неправильного использования знаков препинания.
В заключении рекомендуется использовать такие фразы-формулы, как «С уважением …» или «Благодарю за внимание». Подписывайтесь полным именем, указывайте вашу должность в организации и контакты.
Ключевые элементы электронного письма
Структура электронного письма мало чем отличается от традиционной бумажной корреспонденции. Его ключевые элементы – введение, основная часть и заключение.
Введение представляет собой первый абзац, который отличает краткость и информативность. В нём следует указать цель письма, вступить в контакт с собеседником, заинтересовать его продолжением.
Основная часть наиболее объемная. Здесь важно выделить главную мысль и подробно ее обосновать. При этом не стоит забывать о лаконичности и стараться использовать ясную убедительную речь, избегая неуместных шуток или сложных терминов.
Заключение завершает коммуникацию с адресатом. Оно выражает благодарность за внимание или предлагает дальнейшее сотрудничество. В заключительной части важно оставить о себе приятное впечатление, поэтому здесь приветствуется подчеркнутая вежливость.
Все приложения в электронной переписке оформляются в виде ссылок. Они должна иметь соответствующие названия, отражающие суть представленной в них информации.
Тон и стиль в деловой переписке
Тон и стиль играют важную роль, поскольку они отражают профессионализм и уважение к собеседнику. В деловой переписке следует избегать слишком формального или слишком непринужденного тона. Вместо этого нужно стремиться к балансу между профессиональностью и дружелюбием.
Необходимо учитывать и контекст коммуникации. Если письмо отправляется коллегам или партнерам, целесообразно использовать более формальный стиль. Однако при общении с клиентами или партнерами по бизнесуможно применять индивидуальный подход. Таким образом, у собеседников создается ощущение особого персонального отношения, что положительно влияет на перспективы дальнейшего сотрудничества.
Краткость – основной девиз деловой переписки. Четкое и лаконичное выражение мыслей поможет избежать недопонимания и сэкономит время собеседника. Используйте специализированную терминологию, но не забывайте, что ваш собеседник может не быть профессионалом в этой области. Поэтому старайтесь объяснить сложные понятия простыми словами.
Ошибки и опечатки могут создать негативное впечатление о вашей компетентности, поэтому перед отправкой письма рекомендуется внимательно проверить его на наличие ошибок.
Удачное сочетание профессионализма и дружелюбия поможет достичь успешных результатов в коммуникации по электронной почте или других формах делового общения.
Чего не стоит делать в деловом письме
Существует ряд формальных и неформальных правил, которые стоит учесть при налаживании деловой переписки:
- Не используйте неформальный стиль общения.
Избегайте сокращений, сленга и слишком эмоционального тона. Деловое письмо должно быть вежливым, но официальным.
- Не пишите с использованием клавиши Caps Lock.
Прописные буквы в письменной речи воспринимаются как повышение тона и агрессия.
- Не отправляйте письмо без приветствия и подписи.
Всегда начинайте письмо с обращения к получателю и заканчивайте вежливым прощанием и подписью с вашим именем, должностью и контактной информацией.
- Не пишите слишком длинные письма.
Чем короче и яснее письмо, тем больше шансов, что его прочтут и поймут. Тратить лишнее время на изучение многостраничных опусов во время работы никто не хочет.
- Не растягивайте общение на несколько сообщений.
Внимательно прочитайте письмо перед отправкой, убедитесь, что ничего не забыли указать. Существует высокая вероятность, что ваши письма с дополнениями к основному сообщению просто не будут изучены. К тому же цепочка из нескольких пояснительных записок продемонстрирует ваш низкий уровень профессионализма.
- Не обижайтесь, если не получили ответа.
Не навязывайтесь, забрасывая адресата сообщениями с вопросами. Напишите одно вежливое письмо, в котором уточните вопрос действия договоренностей и по возможности оговорите сроки ответа. Не ставьте ультиматумы и не грубите.
- Не благодарите заранее.
Фраза «Заранее спасибо» подразумевает, что вы ждете от собеседника выполнения вашей просьбы, что ставит его в неудобное положение, а вас делает манипулятором. Возможно, в следующий раз он просто не захочет общаться.
- Не отсылайте письма с ненадежных или неизвестных адресов.
Деловые письма следует посылать только с корпоративной электронной почты, а не с личного адреса.
Следование общим правилам деловой переписки способствует эффективной коммуникации и предотвращает возможные недоразумения или конфликты. Шаблонныефразы для делового письма – инструмент, который поможет наладить деловую коммуникацию с клиентами и партнерами даже новичку.
